✍🏻 Step-by-Step Guide to Writing an Effective Proposal 効果的な提案書を書くためのステップガイド

Writing a good proposal is an essential skill required for almost all occupations. The goal of a proposal is to gain support for your plan by delivering business messages to the right audience. An effective proposal, with a clear, concise and engaging manner is crucial for success as it may help in getting your ideas approved.

良い提案書を書くことは、ほとんどの職業に必要な基本スキルです。提案書の目標は、適切な対象者にビジネスメッセージを配信することで、計画のサポートを得ることです。効果的で、明確で、簡潔で魅力的な提案は、アイデアを承認するのに役立つことができて、成功には不可欠です。

Don’t rush the proposal! Before you go in-depth, sit down and plan the outline!

急いで提案をしないほうがいいです!進む前に、詳しい概要を計画します!

👉🏻 PLANNING

計画

1. Identify your audience

1. 対象者を決める

You need to think about your audience and consider what they might already know or not know about your topic before you begin writing. This will help you focus on your ideas and present them in the most effective way. Make sure key messages reach to your audience via a right channel.

執筆を始める前に、読者がすでにあなたの主題を知っているかどうかを検討する必要があります。これは、アイデアに集中し、最も効果的な方法でアイデアを表現し、重要なメッセージが適切な方式で聴衆に届くことを確保できます。

It's good to always assume that your readers are busy and they do not have time to read or skim through the ideas in a rush. So, keep things short and clear!

読者はいつも忙しく、れらのアイデアを急いで読んだり閲覧したりする時間がないと常に考えるのは良いことです。そのため、物事を短く明確にしてください!

2. State the problem

2. 問題を述べる

It is clear to you what the issue is, doesn’t mean it’s clear to your audience. あなたは問題が何であるか知っていますが、読者にとってそれが知っているとは限りません。

Also, audience may be skeptical of what you’re telling. You can support your points by using evidence and explanations throughout the proposal to back up your assertions. By pointing out your issue properly, it is much more convincing that you are the right person to take care of it.

また、読者はあなたが言っていることを疑っているかもしれません。あなたは、提案書全体には証拠と説明を使用して、自分の視点をサポートすることもできます。問題を適切に指摘することで、あなたがこの問題に対処するための適切な人物であると確信させることができます。

3. Define your solution

3. 解決策を決める

After stating the problem, you need to offer solutions that will convince skeptical readers to support it. You may support your solution with some case studies to show audience why it works.

問題を述べたら、疑っている読者にそれをサポートするよう説得できる解決策を提供する必要があります。いくつかのケーススタディで解決策をサポートすることで、その効果の理由を読者に示します。

If the examples you use are case studies that shows successful implementation of solution, tell the audience why it worked. And if it’s unsuccessful, tell the audience why it failed and how are you going to improvise and make it a success.

使用する例がソリューションの正常な実装を示すケーススタディである場合は、それが実現可能である理由を読者に伝えます。そして、それがうまくいかない場合は、なぜ失敗したのか、どのように即興で成功させるのかを読者に教えます。

Once you’ve gathered all the important points, you may continue by outlining your ideas and plan on how you would like your messages to be presented.

すべての主要なポイントを収集した後、引き続きアイデアの概要を説明し、メッセージをどのように提示するかを計画します。

👉🏻 WRITING

書く

1. Introduce yourself and your company

1. 自己紹介と会社紹介

You need to catch your audience’s attention, establish credibility, divert them to your topic, and motivate them to continue reading. Give a brief introduction about yourself and your company, state the purpose of your proposal. Highlight the issue and why it must be addressed immediately. Conduct comprehensive research, give them facts instead of personal opinions. Make your whole proposal as purposeful and informative as possible.

読者の注意を引き、信頼を築き、トピックのテーマに導き、読み続けるように動機づける必要があります。あなた自身とあなたの会社について簡単に紹介し、提案の目的を述べます。この問題と、なぜすぐに解決する必要があるのかを強調します。全面的な調査を行い、個人的な意見の代わりに事実を伝えます。提案書全体をできる限り目的性があり、情報が豊富になります。

2. State the problem

2. 問題を述べる

After the “hook”, you'll get into the body of your proposal. Here's where you should state everything about your problem. You need to tell them the cause of the problem, emphasize why it needs to be solved now. Give your audience a clearer picture of how it will affect them if the problem is left unsolved.

「フック」の後、あなたは提案の本文に入ります。ここに、問題に関するすべてを述べる必要があります。あなたは読者たちに問題の原因を教え、なぜそれをすぐに解決する必要があるのかを強調する必要があります。解決されない場合、読者にどのように影響するかを読者に明確に伝えます。

Make sure to answer all questions with research and facts to enhance credibility.

信頼性を高めるために、すべての質問には必ず研究と事実で答えてください。

3. Propose solutions

3. 解決策を提案する

This is the most important part of your proposal. Your audience has been listening to you from the beginning just to wait for this moment. The solutions section is where you get into how you will address the problem, why you’ll do it in this way, and what will the outcomes be.

これはあなたの提案の最も重要な部分です。読者は最初からこの瞬間を待つためにずっとあなたの言うことを聞いています。解決策の部分は、この方法で対処する理由、および結果がどのようになるかについて説明します。

In general, writing a proposal is mainly about addressing the problem and how to solve it. Research your proposal extensively. The more examples and facts you can give your audience, the better as it'll be much more convincing. Avoid personal opinions and rely on the research done by other researchers.

一般に、提案書を書くことは、主に問題への対応とその解決方法についてです。提案書を広範囲に研究します。あなたが読者に与える例や事実が多ければ多いほど、説得力があります。個人的な意見を避け、他の研究者の研究結果に依存します。

Do not give solution that is not feasible. Prove how your solutions work.

実行不可能な解決策を伝えないでください。あなたの解決策がどのように機能しているかを証明します。

4. Timeline and budget

4. タイムラインと予算

In order to convince your readers that your proposal is a sensible investment, and you want them to think that you’re someone who is very detailed and they can count on you to handle their problem, you need to provide detailed and concrete information about your timeline and budget.

あなたの提案書が賢明な投資であることを読者に納得させるために、あなたは読者たちにあなたが非常に細かい人であり、彼らの問題を処理できると考えさせます。そのためには、解決策と予算に関する詳細で具体的な情報を提供する必要があります。

Provide stage by stage timeline is important. Being as meticulous as possible will give your readers confidence that you've done your homework and won't waste their money.

各ステージのタイムテーブルを提供することが重要です。可能な限り細心の注意を払い、読者に自分がちゃんと勉強したことを見せて、お金を無駄にしないことを彼らに伝えます。

Most importantly, make sure your proposal makes sense financially. Take into consideration of your audience’s budget. If they can't afford your proposal, it's pointless. You need to think of an alternative way to create a proposal that suits their budget and at the same time maximizing the result.

最も重要なことは、あなたの提案書が経済的に意味があることを確認することです。読者の予算を考慮してください。彼らがあなたの提案書を支払う余裕がないなら、それは意味がありません。あなたは彼らの予算に合った提案を作成し、同時に結果を最大化する別の方法を考える必要があります。

5. Wrap up with a conclusion

5. 結論をまとめる

The conclusion of your proposal should correspond with your introduction, briefly wrapping up the messages you want to deliver to your audience once again. And, as always, thank them for their consideration and time.

提案の結論はあなたの紹介に対応し、聴衆に再度伝えたいメッセージを簡潔にまとめる必要があります。そして、いつものように、彼らの考えとお時間をいただくことに感謝します。

How to write business proposal

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